Недостаточное внимание к подготовке приводит к проколам, которые случаются и у маленьких, и у крупных компаний. Яркий пример: этим летом представительство Microsoft проводило презентацию сразу по всей России. В Новосибирске для этого был выбран театр «Красный факел», где собралось несколько сотен человек со всей Сибири. Главной «фишкой» презентации по плану должна была стать прямая трансляция выступлений руководства и специалистов компании с аналогичного московского мероприятия. Когда же вместо видеоряда зрители увидели на экране дергающееся слайд-шоу (подвела связь), ведущие явно растерялись. А все, что было нужно, это обеспечить надежный высокоскоростной интернет-канал и продумать запасной вариант на случай, если трансляция все-таки сорвется.

Вообще, техника имеет свойство подводить в самый неподходящий момент. Если ваша презентация должна включать показ работающих устройств, ее нужно отрепетировать заранее. Так, первая демонстрация «Умного дома» на пресс-конференции Intel в Москве вышла явно неудачной: на подготовку организаторы отвели недостаточно времени, поэтому многое работало не так, как планировалось, и вместо легкости и изящества решений создавалось ощущение их технической сложности и непродуманности. Но уже к следующему показу Intel сделал работу над ошибками: имелся четкий сценарий, сомнительные моменты были исключены, показ отрепетирован - и все прошло без сучка, без задоринки.

Кроме технических вопросов, нужно заранее решить и организационные. Так, если в мероприятии задействовано несколько участников, неплохо бы уточнить порядок выступлений. Иначе можно оказаться в ситуации, которая возникла этим летом на семинаре «Инфокоммуникационные технологии России и Сибири», где друг за другом выступали два конкурента - представители Sun Microsystems и Intel. Проигрывает обычно тот, кто начинает первым: у оппонента развязаны руки для уничижительных комментариев и выгодных для себя сопоставлений. Неудачный расклад в данном случае усугубился еще и тем, что представитель Sun Microsystems делал презентацию без учета аудитории, акцентируя внимание на техническом совершенстве процессоров, несмотря на то что в активе у него был прекрасный проспект с примерами решения задач, актуальных для участников семинара. Естественно, его слушали вполуха, и представитель Intel выступил заметно выигрышнее. Отсюда - следующий тезис.

Главный участник презентации - не человек на сцене, а аудитория. При подготовке выступления обязательно нужно представлять себе, кто и почему его будет слушать, что этим людям важно и чем их можно заинтересовать. Это позволит определиться с содержанием презентации и моментами, которые нужно подчеркнуть. 80-90% информации человек воспринимает через зрение, поэтому выступление лучше сопровождать иллюстрациями. Проекторы и компьютеры заметно упростили эту задачу: нарисовать презентацию в PowerPoint можно при наличии самых элементарных навыков работы на ПК.

Мне приходилось встречаться с талантливыми ведущими презентаций, которые способны ограничиться одним-двумя слайдами, но гораздо чаще попадается другая крайность: множество слайдов и масса текста на каждом из них. Роль выступающего при этом обычно сводится к озвучиванию того, что написано на картинке (пример - недавний семинар Xerox в Новосибирске). А поскольку аудитория читает тот же текст глазами, причем гораздо быстрее докладчика, зачитывание слайдов (нередко - монотонным бубнящим голосом, без интонационных ударений) способно убить интерес слушателей уже в первые минуты. Поэтому нужно запомнить правило номер три.

Каждый слайд должен выражать не больше одной четкой идеи - так будет проще и вам, и слушателям. Лучше не заучивать и не зачитывать текст выступления, а свободно рассказывать, отталкиваясь от картинок, и с их помощью иллюстрируя наиболее значимые цифры и факты. Не стоит забивать информацией весь слайд: из текста лучше выбрать несколько основных фраз, а из таблиц удалить несущественные строки и столбцы (лучше обойтись диаграммами и графиками).

Подчеркнуть важные места помогает выделение цветом и шрифтом, но нужно избегать нарочитой вычурности. Достаточно выбрать один-два шрифта и три-четыре цвета. На экране хорошо читаются прямые шрифты, без засечек, - такие как Arial, плохо - подобные Times. Желательно избегать курсива. Цвет шрифта должен быть контрастным: для проецирования на экран лучше выбирать его очень темным, а фон - очень светлым. Иначе получится, как на недавней презентации IBM в Санкт-Петербурге, когда написанное даже большими голубыми буквами совершенно не читалось. Размер букв зависит от расстояния до зрителей: если с дистанции в три метра вы можете прочитать текст на мониторе - значит, размер выбран правильно.

Продолжение темы читайте в следующих номерах «КС».